Was ist ein Projekt?

Von einem Projekt spricht man, wenn bestimmte Merkmale erfüllt sind. Zeitliche Begrenzung Im Unterschied zu Daueraufgaben besitzen Projekte einen genau festgelegten Anfang und ein definiertes Ende. Sie sind meist zeitkritisch. Insbesondere bei Entwicklungsprojekten hängt der Unternehmenserfolg davon ab, daß ein neues Produkt schnell und mit hoher Qualität auf den Markt kommt. Man muß deswegen bei der Errichtung eines neuen Produktionswerks angeben, wann die Arbeiten beginnen und bis wann das Projekt beendet ist, d.h. die Produktion aufgenommen werden kann. Finanzielle und personelle Restriktionen Das Kostenbudget und die Anzahl der im Projekt mitarbeitenden Personen sind beschränkt. Auch Räume, Hard- und Softwareausstattung und andere Ressourcen stehen nur in einem begrenzten Umfang zur Verfügung. Man muß überlegen, welche Mitarbeiter und Ressourcen in welcher Menge benötigt werden, um die Projektziele zu erreichen. Auch die voraussichtlich anfallenden Kosten sind zu bestimmen. Festgelegtes Ziel Ohne Ziel kein Projekt! Aus den Zielen leiten sich die Maßnahmen ab. Ein großes Problem in Projekten besteht darin, daß am Anfang keine meßbaren Ziele definiert werden. Man ist also gut beraten, die Projektziele zusammen mit dem Management genau festzulegen und schriftlich zu fixieren. Ein wichtiges Ziel könnte sein, daß nicht mehr als 80 Millionen für die Produktionsstätte ausgegeben werden. Bereichsübergreifende Teamarbeit Projekte zeichnen sich darin aus, daß mehrere Stellen aus meist unterschiedlichen Fachbereichen beteiligt sind. Dies wird gerade in unserem Beispiel deutlich: Nur durch die Zusammenarbeit mehrerer Bereiche (Organisation, Controlling, Produktion u.a.) kann das Produktionswerk aufgebaut werden. Die Arbeit eines Teams aus verschiedenen Spezialisten führt zu sehr wirksamen und bei allen Beteiligten akzeptierten Lösungen. Häufig wird für das Projekt eine zeitlich begrenzte eigene Organisation neben der normalen Hierarchie eingerichtet. Oft umfangreich Den hohen Aufwand für die Planung und Abwicklung eines Projektes wird man nur tätigen, wenn es sich um ein umfangreiches Vorhaben handelt. In unserem Fall ist dies gegeben. Mit Unsicherheit und Risiko behaftet Typisch für viele Projekte ist, daß man anfangs nicht weiß, ob die angestrebten Ziele überhaupt erreicht werden können. Häufig wird der Zeitrahmen nicht eingehalten, die Kosten werden weit überschritten oder man ist nicht in der Lage, die erhoffte Leistung zu erbringen. Eine Definition des Begriffs Projekt ist auch in der DIN 69 901 niedergelegt. Dort heißt es: Ein Projekt ist "ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist". Ein Projekt unterscheidet sich von einer täglich anfallenden Aufgabe also hauptsächlich darin, daß es ein besonderes Ereignis ist. Wenn Sie normalerweise für die Abwicklung der Aufträge in einer Dreherei zuständig sind und plötzlich aufgrund der Einführung von Teamarbeit in ihrer Werkstatt Mitarbeiter schulen müssen, haben Sie ein Projekt. Dieses Projekt müssen Sie besonders sorgfältig planen und seinen Erfolg kontrollieren. Dies erfordert wohl zunächst einen erhöhten Kommunikations- und Koordinationsaufwand, aber insgesamt werden Geld und Zeit gespart.

Einführung in das Projektmanagement

Komplexe und neuartige Aufgaben werden in Form von Projekten abgewickelt. Zur erfolgreichen Projektsteuerung ist ein Projektmanagement unverzichtbar. Projektmanagement umfaßt alle Aufgaben zur Leitung eines Projekts. Geregelt werden das "WER", "WAS" und "WIE", das heisst zum Beispiel die Projektorganisation und -mitarbeiter, die Projektziele und -aufgaben sowie die einzusetzenden Instrumente und die Vorgehensweise. Viele Unternehmen sehen sich neuen Aufgabenstellungen gegenüber. Ursache sind der weltweite Wettbewerb, die häufigen Produktwechsel und der Zwang zu permanenter Veränderung. Dies wird besonders in sehr dynamischen Branchen, wie der Unterhaltungselektronik deutlich. Gab es dort vor dreissig Jahren fast nur nationale Anbieter mit vergleichsweise einfachen Produkten, findet man heute weltweit tätige Hersteller, die technisch hoch anspruchsvolle Produkte vermarkten. Die Unternehmen müssen darüber hinaus ständig Neuerungen präsentieren: kleinere Geräte, leistungsfähigere Technik, neues zeitgemäßes Erscheinungsbild und vieles mehr. Natürlich ist von diesen Änderungen auch die Abwicklung der innerbetrieblichen Aufgaben betroffen. Der Anteil der Routineaufgaben nimmt ab, während zunehmend komplexe und neuartige Aufgaben anstehen, die in Form von Projekten abgewickelt werden müssen.

Service Delivery

Die Service Delivery Prozesse sind das Fundament für die Erbringung von IT Services. Sie decken die elementaren Prozesse Cost- und Service Level Management, sowie die grundsätzliche Umsetzung der vereinbarten Service Level durch Availability- und Capacity Management sowie Contingency Planning ab. Aufgabe des Service Level Management ist die Verhandlung, Definition, Überwachung und Überarbeitung der Service Level Agreements (SLA’s). Das Ziel vertraglich vereinbarte Service Level und deren Kontrolle in enger Zusammenarbeit von Kunde und Dienstleister. Das Capacity Management garantiert die kostengünstige Bereitstellung der richtigen Kapazitäten (technische Ressourcen) zur richtigen Zeit und am richtigen Ort gemäß den Anforderungen der SLA‘s. Dies beinhaltet Planung, Überwachung sowie Optimierung der erforderlichen Kapazitäten. Das Availability Management optimiert die Verfügbarkeit der vom Capacity Management bereitgestellten IT - Infrastruktur, um zum Beispiel Ausfallzeiten zu vermeiden oder zumindest weitgehend zu minimieren. Das Ergebnis dieses Prozesses sind mindestens die in den SLA’s vereinbarten Service Level. Das Ziel des Contingency Planning ist der Umgang mit Katastrophen (Not- und Extremfälle) und die Wiederherstellung der Services. Das bedeutet zum Beispiel den temporären Einsatz von Alternativsystemen und Ausweichprozessen. Ziel des Cost Management ist die Gestaltung und Durchführung einer Kosten- und Leistungsrechnung sowie das Fakturieren und Erlösen der anfallenden Kosten der IT Services. Dieser Prozeß liefert wichtige Informationen, die das Ermitteln einer optimalen Balance zwischen Preis und Qualität erlauben.